일의 우선순위를 생각합시다

어떤 일에든 경중(輕重)이 있습니다. 우선 순위가 있다는 뜻입니다. 주어진 시간 안에 여러 가지 일을 동시에 처리 해야 할 때 우리는 일의 경중, 즉 우선순위를 따져 중요한 일부터 먼저 처리하는 습관을 가질 필요가 있습니다. 일을 잘하는 사람, 공부를 잘하는 사람, 한 분야에 있어서 탁월한 능력을 발휘하는 사람들을 가만히 살펴보면 일의 우선순위를 잘 구분하여 한다는 공통점 있습니다. 이와는 반대로 평범하거나, 능력이 떨어지는 사람들은 주어진 일에 우선순위가 없이 닥치는 대로 일을 처리하는 경우가 태반입니다.

우리에게 주어지는 일들은 다음의 네 가지로 분류할 수 있습니다. ‘시급하면서도 중요한 일’, ‘시급하지는 않지만 중요한 일’, '중요하지는 않으나 시급한 일’, ‘중요하지도 않으면서 시급하지도 않은 일’이 그것입니다. 동시에 여러 일이 한꺼번에 주어 졌을 때 앞에서 언급한 네 가지의 분류 기준에 근거하여 일의 우선 순위를 정한 뒤 시행하면 성과가 높아집니다.

업종에 따라, 일의 종류에 따라 경우가 다르겠지만 필자는 위의 네 가지 기준 중 두 번째에 해당되는 ‘급하지는 않으나 중요한 일’에 많은 시간을 투자하라고 권하고 싶습니다. 급하면서도 중요한 일은 반드시 우선적으로 처리되어야 하지만 장기적인 관점에 보면 효과가 크지 않은 단순반복 작업일 가능성이 큽니다. 그러나 시급하지는 않으나 중요한 일은 전략의 수립이라든가, 제도의 개선이라든가 하는 당장은 효과를 발휘하기 어려울지 모르나 두고두고 영향을 미칠 수 있는 일인 경우가 많기 때문입니다. 기업체의 중간 관리자나 고위관리자, 또는 경영자의 경우는 특히 ‘시급하지는 않으나 중요한 일’에 집중하여 시간을 써야 합니다.

세계적인 베스트 셀러 '성공한 사람들의 7가지 습관'을 쓴 '스티븐 코비’는 그의 저서 '소중한 것을 먼저하라(First things first)'에서 다음과 같은 예화를 말합니다. 어떤 시간관리 전문가가 강의를 하면서, 자신의 주장을 명확히 하기 위해, 구체적인 예를 들어 설명을 했습니다. 학생들 앞에 선 이 전문가는 "자, 퀴즈를 하나 해 봅시다." 하고 테이블 아래에서 커다란 항아리를 하나를 꺼내 위로 올려놓았습니다. 그리고는 주먹만한 돌을 꺼내 항아리 속에 하나씩 넣기 시작하였습니다. 항아리에 돌이 가득하자 그가 물었습니다. "이 항아리가 가득 찼습니까?" 학생들이 이구동성으로 “예”라고 대답을 했습니다. 그러자 그는 "정말입니까?" 하고 되묻더니 다시 테이블 밑에서 조그만 자갈을 한 뭉큼 꺼내 들었습니다. 그리고는 그것을 항아리에 집어넣고 깊숙이 들어갈 수 있도록 마구 흔들었습니다. 주먹만한 돌 사이에 조그만 자갈이 가득 차자, 그는 다시 물었습니다. "이 항아리가 가득 찼습니까?" 눈이 동그래진 학생들은 "글쎄요"라고 대답했고, 그는 "좋습니다" 하더니, 다시 테이블 밑에서 모래주머니를 꺼냈습니다. 모래를 항아리에 넣어, 주먹만한 돌과 자갈사이의 빈틈을 가득 채운 후에 다시 물었습니다. "이 항아리가 가득 찼습니까?" 학생들이 "아니오" 라고 대답을 하자, 그는 "그렇습니다." 라면서 물을 한 주전자 꺼내서 항아리에 부었습니다. 그리고 나서는 전체 학급에 물었습니다. "이 실험의 의미가 무엇이겠습니까?" 한 학생이 즉각 손을 들고 대답했습니다. "당신이 매우 바빠서 스케줄이 가득 찼더라도, 노력하면, 새로운 일을 그 사이에 추가할 수 있다는 것입니다." "아닙니다." 시간관리 전문가는 즉시 부인했습니다. "그것이 요점이 아닙니다. 이 실험이 우리에게 주는 의미는 만약 당신이 큰 돌을 먼저 넣지 않는다면, 영원히 큰 돌을 넣지 못하게 된다'는 것입니다."

최근 여러 가지 일을 동시에 처리 하여야 하는 문제에 부닥쳐 힘들어 하는 사람들을 주위에서 많이 봅니다. 기존에 처리해야 할 고유업무에 더하여, 예고도 없이 수시로 주어지는 추가적인 업무 때문에 엄청난 스트레스를 받음은 물론 정신적, 육체적으로 패닉(panic) 상태에 빠지는 경우입니다. 과다한 업무 때문에 힘들어 하고, 스트레스를 받는 분들께 일의 우선순위를 다시 한번 생각하여 볼 것을 권합니다, 또한 잠시 하던 일을 멈추고 사무실 혹은 교무실 주변을 걸어 보라고 권하고 싶습니다.